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如何组织一场成功的会议

来源:安徽招聘网 时间:2019-09-15 作者:安徽招聘网 浏览量:

有不少人认为开会是没有意义的事,是在浪费时间,可当你把开会拆分成一个个小环节,每一步都有它存在的意义和价值,都是不容忽视的。



一、合理安排会议时间,是对所有人的尊重



1、从最高级的领导空档时间入手 如果有高级领导要出席的会议,一定要事先确定领导的空档时间。因为他们日常有极多的出差或者商务会面,公务繁忙。



如果到会议开始领导又临时外出怎么办?可开设电话会议 如此一来,领导在等候飞机或者乘车外出的路上,可以即时参与会议进程,进行意见反馈。如果乘坐飞机无法接通电话,依然可以在下机时参与进来,获知会议的讨论结果并提出观点。



这也是对你应变能力的一个考验。



2、根据议题内容,前后各预留15分钟的机动时间,会议中的“意外事件”随时有可能发生,所以在会议时间的设置上也要预估出一部分的“弹性时间”。




二、详尽的资料准备,会议成功了一半



1、设定会议目标与细致的会议议程,对此次会议的目标和意义做出清晰的判断。根据需要实现的目标,对会议的节奏进行拆分,按照合理的逻辑去规划每一阶段的议题。 因为在讨论阶段,大家思维发散时经常会偏离主题侃侃而谈,时间不知不觉就这样流逝掉了。而设置细致议题的作用,就可以让会议的组织者进行良好的控制,每个阶段讨论出结果即可进入下一环节,不停留在某一话题过多时间。



2、根据议程,对资料进行收集整理。一来你能够对整体需要讨论的话题进行比较宏观的考量,二来在资料整理的过程中,会有一些一手的想法可以在会议中提出,能够给与会人员极大的参考和帮助,在开阔思路的同时,也许还会带来Good idea。



3、在资料的搜集与整理之后,需要对重点与次重点进行一些划分。让分工不同的人一眼便分清楚哪些是重点,哪一些仅仅作为内容的参考。



三、将会议信息顺利传达



所有会议一定是有这些人所组成的:会议组织者,必须参加的人,可选择参加的人,做出决定的人。



所以作为组织者,事先要确认名单,并做到提前通知,先口头传达再邮件确认,并在邮件中列出初步的议程和任务细分,附件中加入整理好的资料。让大家在开会前准备好内容,这样才能有条不紊的进行。




一次会议的成败,很大程度上取决于这次会议的筹备情况。在会议的筹备上,可以很清楚的看出一个人工作能力和思路。



其中还能够体现策划力、沟通力、掌控力等诸多技能,不要以为会议前被擦干净的白板与灯光亮度的调整这些小事微不足道,每个人都会看在眼里。



可以说,工作技能上的差异,完全可以在一次会议的筹备中体现出来。同时,在筹备会议的一整套流程里,也会让这些能力得到综合性的锻炼。

 

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